[Dossier relations presse] Etape 1 – Constituer son fichier presse

[Dossier relations presse] Etape 1 - Constituer son fichier presse

Mai 5, 2017

L'une des règles primordiales à garder en tête quand on se lance dans les relations presse, c'est l'organisation. Il faut savoir faire les choses dans le bon ordre. Une fois que vous avez défini l'événement (je parle de l'information à communiquer, pas dans le sens événementiel) il va vous falloir déterminer qui vous voulez contacter. Et pour cela pas de miracle, l'outil de référence .. C'est le fichier presse. Alors allons-y !

Le fichier presse est donc le premier travail à faire quand on se lance dans cette grande aventure. Rassurez-vous, une fois fait, il n’y aura plus que des mises à jour régulières à faire (au moins 2 fois par an). Et ce, afin de garder vos contacts à jour et de rajouter les nouveaux.

Mais il n’en reste pas moins une étape primordiale qui doit être étudiée au cas par cas.

Qu’est-ce qu’un fichier presse ?

Le fichier presse est donc un fichier (tout ce qu’il y a de plus scolaire) qui va répertorier toutes les informations recueillies à propos de vos interlocuteurs : les journalistes et les supports pour lesquels ils rédigent.

On trouvera donc dans le fichier presse toutes les informations sur le support

  • Nom
  • périodicité
  • thématique
  • adresse

Ainsi que toutes les informations sur les journalistes identifiés

  • Nom
  • Coordonnées
  • Observation

Le fichier presse est vraiment la base de travail indispensable à toutes vos futures actions.

Quels sont les objectifs de ce travail

Un répertoire de contacts

Le fichier presse vous permettra de trouver au plus vite (une fois construit) le contact le plus pertinent pour vous adresser à votre cible. J’insiste sur ce point car vous devez identifier pour chacune de vos manifestations auprès des médias, les supports que lisent, écoutent ou voient votre public. Sinon ce travail préparatoire ne servira pas à grand chose (et l’action elle-même non plus).

Un fichier d’aide au relationnel

Outre l’objectif premier du répertoire de contacts, votre fichier va vous permettre de créer une véritable relation avec vos interlocuteurs (parfois privilégiés). Une sorte de feuille de route relationnelle.
En effet, on pense à tort que les Relations presse c’est juste l’envoi de documents au p’tit bonheur la chance.

Mais en fait pas du tout !

Il faut quand même se rappeler que ce sont des êtres humains derrière et non des machines dénuées de sentiment.

L’affect et l’humain sont des qualités à garder en tête quand on intègre les relations presse à sa stratégie de communication. Contrairement à la création d’une plaquette ou d’un site web, qui restent pragmatiques, la construction de votre environnement journalistique doit garder un côté bienveillant et mettre en avant le rapport humain. C’est d’ailleurs pour cela qu’on les appelle relations presse. Parce que ce n’est pas qu’une action. C’est une véritable relation que l’on va créer avec ces interlocuteurs qui seront peut-être prêts à nous aider dans notre quête. Mais la relation de confiance, comme dans la vie de tous les jours est quelque chose qui se construit et s’acquière au fil du temps.

Autrement dit, les RP sont une action à envisager et à bâtir sur le long terme pour en retirer le meilleur.

Il faut penser au rapport humain et à la sympathie pour ces collaborateurs que deviendront les journalistes.

Avoir un fichier presse optimisé

Vous comprenez (je l’espère) l’importance de la construction de votre fichier presse. Qui est donc la base de tout.

Avec les années et mon rôle de chargée des relations presse dans les différentes entreprises dans lesquelles j’ai eu cette mission, j’ai affiné progressivement ma technique, mon fichier. Car il évolue constamment. Entre changements de postes, rachats de supports, nouveaux arrivants… Mais aussi et également grâce à l’utilisation du fichier lui-même ! Quelles infos garder, comment le structurer …

Alors rien que pour vous, je propose de vous envoyer la structure du document. Comme ça, vous gagnerez du temps et pourrez avoir quelque chose d’opérationnel. Par contre, il est vrai qu’il est adapté à ma façon de penser et de travailler. Il est complet, mais peut-être que son utilisation sera à remanier en fonction de votre façon de faire.

Comment construire son fichier de relations presse

Donc je vous le disais au début … Il faut prendre 2 idées en considération :

1 – Les supports qui vont toucher vos clients !

S’ils n’écoutent pas la radio, ne faites pas de pub sur la radio ! S’ils ne lisent pas « Elle », ne cherchez pas à être publié par eux !

Il faut que Votre message soit diffusé là où il sera vu, entendu, lu … Par ceux, bien évidemment, que vous voulez toucher.
Donc vous choisirez en priorité les supports de votre cible. Pour être sûr de la contacter par cet intermédiaire.

2 – Les médias qui vous ressemblent et que vous appréciez

Il ne faut pas aller à l’encontre de votre naturel. Tout comme on ne peut pas aimer ou être aimé par tout le monde, le choix des médias doit être régi par le même affect. Ne vous orientez que vers des journaux que vous appréciez et dont vous trouvez qu’ils ont les mêmes valeurs que vous. Cette réflexion est peu abordée (je ne l’ai jamais lu nul part), mais finalement est essentielle selon moi. Si j’écris sur un point d’ouverture sociale, je ne vais pas présenter mon projet pour en attendre une diffusion auprès d’un journal qui n’aura pas cette ouverture d’esprit.

  • D’une part, il y a de forte chance que je perde mon temps car mon sujet ne sera pas sélectionné
  • D’autre part et dans le cas contraire, le regard par lequel peuvent être abordées les choses risque de ne pas être en phase avec mes valeurs ou même ce que j’aurais souhaité obtenir. Il vaut mieux avoir moins mais de très bonne qualité ou avec de bonnes répercussions que beaucoup mais qui risque de tromper les lecteurs sur votre image perçue
  • Mais aussi parce que n’ayant pas les mêmes valeurs, je ne correspondrai pas à leur ligne éditoriale et mon action partira à la poubelle. Alors c’est une façon d’optimiser le travail pour être efficace.

Quel outil pour créer cette base

Techniquement, le fichier presse peut être constitué comme n’importe quelle autre base.
Le plus classique et abordable va être Excel. Mais vous pouvez très bien imaginer Access. Filemaker est aussi un outil très utilisé pour la conception de ce type de document. Vous pouvez également utiliser tout autre CRM si vous en avez un.

De cette manière vous intégrez une action nouvelle à votre modus opérandi classique et quotidien. Vous gagnerez là encore un peu plus en efficacité.

 

Libre à vous donc de trouver l’outil de gestion qui vous correspond.

Quelques conseils perso pour la suite

A propos de votre fichier presse

Je reviens donc sur ce fameux fichier (qui, s’il est bien entretenu, peu valoir de l’or !) et surtout sur la logique de son utilisation. Votre répertoire de contacts presse va grandir. Il est donc normal de le remanier au fil du temps et de sa croissance. J’ai fini par avoir un fichier dont la périodicité était le premier élément de distinction. Ainsi, mon fichier Excel comporte autant d’onglets que de types de supports. De cette manière, je sais que chaque feuille représente la périodicité des supports. Ce qui m’offre aussi des indications sur mes actions à proprement parlé ! Et me facilite donc le travail en aval.

A vous de juger cela pertinent ou non vis-à-vis de votre façon de procéder.

Un p’tit dernier pour la route à propos des relations publiques

Les relations publiques ne sont pas différentes – dans leur gestion – des relations presse. On opère de la même manière pour lister les personnes influentes et leurs coordonnées. Les outils sont les mêmes etc … Et parfois, selon l’action que vous souhaitez, il peut être très intéressant de convier des personnes publiques qui vous aideront à promouvoir votre action simplement par le biais de leur présence ;-).

 

Voilà, vous avez à présent toutes les cartes en main pour mener à bien votre premier travail pour intégrer les relations presse comme action de communication sur le long terme. Alors bonne chance et si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter. Je suis toujours ravie d’échanger sur ces sujets que je vous écris !

 

N’oubliez pas de demander la maquette du fichier presse !

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