Les debours, un avantage commercial indéniable !
Et dans un monde du « everything, right now ! » (tout, tout de suite), je vous propose une solution qui pourrait faire la différence… Aujourd’hui, je vais donc vous parler des débours. Un moyen comptable, pour les indépendants, de proposer des « packages all inclusive » sans avoir de frais entrant dans leur chiffre d’affaires.
Les débours ? Mais qu’est ce que c’est ?
Il s’agit ici de montants réglés pour le compte d’un client, c’est à dire de sommes que vous avancez pour votre client.
Qui peut profiter du système de débours ?
Tous les indépendants : micro-entreprises, auto-entrepreneurs, libéraux et même les entreprises individuelles.
Comment ça marche ?
Les débours doivent faire l’objet de rééditions de comptes exacts. C’est à dire que vous refacturez aux centimes près les dépenses effectuées. ATTENTION ! Il ne s’agit en aucun cas de remboursement de frais.
Et en pratique ?
Une condition de départ : le client final doit avoir donné mandat à l’entreprise (intermédiaire) pour engager des dépenses en son nom. Ce mandat peut-être tacite, mais autant faire les choses en bonne et due forme, non ? Alors, je vous offre un exemple de mandat préalable, ainsi qu’un mandat de débours qui vous permettra une justification officielle en cas de contrôle. Pour le mandat préalable.
Ensuite, ce qu’il faut faire :
Etablir la facture au nom de votre client (même si vous réglez la somme) – vous en garderez copie et fournirez l’original en annexe de facture à votre client.
Le côté comptabilité
D’un point de vue purement comptable, pour les micro-entreprises par exemple, les dépenses n’entrent pas dans le chiffre d’affaire, ni dans les charges d’activité. Il faut enregistrer ces débours au compte 467 de la classe 4. Pour les auto-entrepreneurs, micro-entreprises à comptabilité simplifiée, les débours et factures de débours ne seront pas à mentionner dans votre chiffre d’affaires.
La facture à votre client
Bien que l’on puisse éditer une facture globale sur un seul document et que les débours figurent sur une ligne spécifique, j’aime la clarté et vous conseille une facture à part pour vos débours, mentionnant la facture originale. Pour les aficionados du mail, sachez que vous pouvez transférer votre facture et celle du prestataire en amont mais qu’elles doivent impérativement intégrer la signature de mail pour être considérées comme originales. Donc, pour votre facture : votre signature de mail ; pour l’original du débours, le mail original avec signature de l’entreprise chez qui vous avez commandé.
Petit plus supplémentaire au système de débours
Grâce à ce système, vous offrez également à votre client le moyen de récupérer de la TVA !
Dans cette phrase je pense surtout au micro-entrepreneur. Comme vous n’êtes pas assujetti à la TVA, vos prospects peuvent hésiter parfois à faire appel à vos services.
Et bien maintenant, grâce à ce système de debours, ils pourront quand même récupérer une partie de cette fameuse TVA !
Pour aller plus loin … quelques exemples concrets :
Pour être encore plus explicite, voici quelques cas plausibles (mais sortis de mon imagination) qui pourraient peut-être vous aiguiller.
- Vous êtes aide à domicile et achetez les produits pour vos clients : bien que ce soit parfois difficile à obtenir, vous pouvez réclamer une facture au nom de votre client afin de lui facturer en débours ces sommes engagées.
- Vous êtes infirmière libérale : les médicaments, produits de soins non remboursés que vous récupérez pour le compte de vos patients peuvent faire aussi l’objet de débours, à condition d’obtenir une facture à leurs noms (de la part des pharmacies ou autres).
- Informaticiens, vous réparer les ordinateurs de vos clients. Après diagnostic vous pouvez très bien entrer dans le cadre du débours pour les pièces détachées, la facture sera effectuée au nom du client.
- Vous êtes, comme moi, communicants professionnels : tous les travaux d’impression, produits publicitaires, marquages, etc … peuvent parfaitement s’intégrer aux débours, il faut simplement faire une facture des prestataires à votre client.
- Vous êtes plombier et devez changer la robinetterie d’un de vos clients, ou le climatiseur : et bien, il suffit d’obtenir la facture au nom de votre client par vos fournisseurs pour que les produits ne rentrent pas dans votre CA !
Vous voulez d’autres exemples ? N’hésitez pas à demander ! Au plaisir de vous être utile !
Vous souhaitez être informé de
la publication d’un nouvel article ?
Inscrivez-vous et recevez directement le lien dans votre boite mail 😉
ou bien
Les coquilles, ce n’est pas que dans les omelettes … et ça arrive même aux grands Chefs ! Alors si j’en ai manqué, n’hésitez pas à me les signaler ;-). Pour cela, sélectionnez le texte à corriger puis tapez Ctrl + Entrée . Merci d’avance de votre contribution 😘
bonjour,
Très intéressé par votre article. Merci pour ces éléments.
Je m’interroge sur une démarche que j’ai vue sur internet concernant les débours:
L’intermédiaire paye à la place du client mais seulement après avoir été payé par le client avant la prestation commandée( provision sur débours) ou après la réalisation. Qu’en pensez vous?
Merci d’avance
Bonsoir,
Par définition, les debours sont des dépenses engagées par un tiers pour le compte du client. Ces dépenses sont ensuite facturées indépendamment des prestations. J’appellerais cela facture des avances de frais. Dans ces termes, les debours sont « remboursés » au tiers à la fin d’une prestation. Par conséquent, une « provision pour debours » ne me semble pas possible (voire illégale). Un prestataire pourra demander un acompte pour sa prestation (X % d’acompte) condition mentionnée sur le devis (et éventuellement dans les CGV), mais pas pour les frais intégrants les debours. Vous voyez ce que je veux dire ?
Bonsoir,
Je suis désolé pour le retard concernant votre réponse qui est très éclairante. J’ai découvert cette possibilité de’avance sur débours sur internet. Cela s’appliquerait aux avocats…
réf:
http://www.expert-comptable-tpe.fr/posts/view/comment-se-faire-rembourser-les-frais-engages-pour-un-client-
J’ai un projet de conciergerie et le système de débours m’intéresse beaucoup mais il me faudrait alors une assez grosse tréso?
Merci de votre retour.
Bonsoir Nicolas,
Tout dépend de votre projet. Si vos « clients » sont des particuliers, vous pourriez leur proposer le système. Si votre projet concerne des entreprises, là il peut y avoir un frein sur la non récupération de TVA. Car les debours ne permettent pas de la récupérer : ni pour vous, ni pour pour le client final.
Après, si votre projet implique des dépenses à faire pour le compte de tiers, vous pouvez très bien demander un acompte de commande, dont vous vous servirez pour acheter le matériel nécessaire, qui, grâce à la facture obtenue (au nom du client final donc) ne rentrera pas dans votre chiffre d’affaire.
Donc pour votre question de trésorerie, c’est peut-être à vous d’estimer quelles avances vous pouvez faire (avec un minimum d’accompte) qui vous sera remboursé par la suite.
En espérant vous avoir éclairé un peu plus 😉
Claire.
Bonjour et grand merci pour votre retour.
Mais alors quel intérêt à utiliser les debours si dans les 2 possibilités offertes, le montant de la transaction n’est pas intégré dans la CA?
Je suis novice, comme vous avez pu le constater. Je compte effectivement réaliser des achats au nom et pour le compte de mes futurs clients, comme les billets de spectacle par exemple.
Pourriez vous, si vous avez le temps, me montrer à partir d’un exemple les 2 possibilités offertes.
D’autre part, savez vous comment fonctionnent les agences evementielles ( je prévois une partie de mon activité dans ce domaine)? Je prévois la recherche de prestataires, puis proposer les devis au client qui les réglera dirextement en fonction de leurs propores cgv. Je transmets ma note dhonoraires au client en parallèle.
Comment font les weeding planer pour le paiement des prestataires? Est ce le client qui paye ou payent ils , avec ses avances, par l’intermédiaire du weeding planer?
Enfin, je prévois d’être intermédiaire transparent et de proposer les devis des prestataires aux client pour qu’ils puissent choisir. Faut il que je propose le devis avec l’en-tête du prestataire ou pas de précision ?
Merci
Qu’en pensez vous?
Bonjour Nicolas,
L’intérêt des debours dépend de votre statut en fin de compte car pour une SARL par exemple, pas de grand intérêt.
Par contre, pour les avocats, notaires et micro-entrepreneurs qui ne sont pas assujettis à la TVA et qui ont une comptabilité particulière (quelle soit simplifiée ou non). Cela permet de déduire ces frais de sont chiffre d’affaire.
Autant vous prendre un exemple que je connais bien le mien (mais je ne suis pas égocentrique (hein ?) mais au moins je connais bien mon sujet) :
Lorsque je fais une prestation de site web, je propose donc ma prestation à un certain tarif.
Je propose en plus de celle-ci l’option « tout compris », c’est à dire que je me charge de réservé l’hébergement et le nom de domaine (avec leur accord).
Dans ce cas, je fais un contrat de debours ce qui me permet de gérer les choses sans « me faire avoir ». Dans les chiffres voilà ce que ça donne (je vous donne des chiffres fictifs car tous les devis sont différents) :
– Sans les debours :
Pour un projet de création à 500 €, si j’ajoute la prise en charge des frais de nom de domaine, hébergement etc … Mon chiffre gonfle à 600 €.
Lors de ma déclaration de chiffre d’affaire (puisque je ne peux rien déduire en tant que micro-entrepreneur), je dois déclarer 600 € (puisque c’est le chiffre final). Les charges sont de 30%, donc 30 € vont m’être déduits de mon chiffre d’affaire, alors qu’ils étaient une dépense pour le client. Donc je suis perdante.
– Avec les debours :
Nous prévoyons avec le client la prise en charge des frais annexes au projet (avec un contrat de debours). Cela me permet donc de faire 2 factures :
– Une facture de ma prestation (sur laquelle je serai taxée à hauteur des 30% prévus)
– Une facture de debours : qui reprendra les sommes engagées pour mon client. Ainsi, ce montant ne sera pas inclus dans mon chiffre d’affaire et je ne perdrais donc pas les 30 € qui me sont pris dans l’exemple précédent.
Est-ce un peu plus clair ?
Pour votre cas particulier, je vous propose d’échanger par email afin de ne pas encombrer l’article et laisser la place à d’autres questions.
Bien à vous,
Claire.
Nickel. Très agréable d’avoir une personne à l’écoute comme vous.
Ok pour un échange par mailque je vous laisse initier (vous avez le mien)
Je ne comprends pas pourquoi que le client ne peut pas récupérer la tva ? Sachant que la facture est à son nom . Mes clients ont toujours récupéré la tva
Bonjour Eric,
Et bien précédemment, les clients, par le fait qu’il s’agissait de debours, n’avaient pas le droit de récupérer la TVA sur ces dépenses.
Mais après votre commentaire, j’ai refait une recherche, et visiblement vous avez raison ! Les choses ont évolué et il semble que le client final peut à présent récupérer la tva ! Merci pour votre commentaire qui m’a permis de corriger l’article ;-).
Je découvre votre site ; très intéressant et clairement présenté avec une notion de convivialité plutôt sympathique qui rend moins lourde la lecture.
Merci beaucoup Claudia pour ce témoignage qui me va droit au cœur !
J’ai justement à cœur (même si ça fait répétitif, je n’ai pas d’autre mot) de partager ma passion. Et presque 100 articles sur ce blog où j’espère que cet objectif est rempli !
Merci à vous et n’hésitez pas à me poser vos questions, elles sont ma source d’inspiration !
Bonjour, est-ce possible pour les personnes a la MDA ?
D’avance merci
Hello Jessy !
Je ne suis pas super calée MDA, mais dans l’absolu, et étant donné qu’il s’agit de frais engagés pour le compte d’un tiers et que l’on entre bien dans ce cadre, alors pour moi ce serait oui.
Mais à vérifier auprès de votre antenne MDA 😉
Bonjour et merci pour cet article, mais j’ai encore quelques interrogations et j’espère que vous pourrez m’éclairer. Je dois réaliser des flyers et me charger de l’impression. Je suis auto entrepreneur, j ai donc fait un devis HT. J’ai proposé à ma cliente plusieurs options pour l’impression, HT également (là j’ai un doute car je vais devoir payer TTC🤔).
Je souhaite que ces frais d’impression ne rentrent pas dans mon CA pour ne pas payer de charges dessus, je souhaite marger un minimum pour le temps passé, et je vais devoir payer l’imprimeur moi-même car la cliente me réglera l’ensemble de la prestation.
Du coup je suis perdue sur la façon de procéder.
-Je dois faire établir une facture par l imprimeur au nom de la cliente pour la passer en débours ? Et je dois obligatoirement la donner à la cliente pour qu’elle récupère la TVA?
-Je voudrais que ma marge soit incluse dans le coût de l’impression et pas à part de cette facture. Comment je peux procéder ? Si je fais une facture impression + marge je serais en HT du coup la cliente ne pourra pas récupérer sa TVA ?
J’ai aussi des goodies et une enseigne à lui faire faire, donc 3 fournisseurs différents, avec lesquels je travaille pour la 1ère fois, du coup tout ça n’est pas hyper fluide pour moi et j’aimerais bien gérer la situation pour éviter des charges inutiles 🤔.
Merci par avance pour votre réponse !
Bonjour Séverine,
Les questions sont multiples et surtout très spécifiques à votre besoin. Je vous propose de prendre un ticket de comm’ afin que je puisse vous apporter une aide plus personnalisée selon votre situation personnelle.
Pour vos questions plus générale :
– Le client final peut récupérer la TVA -> mais pas vous.
– On ne peut pas marger sur les débours, ils doivent être facturés au centime près
– Le contrat de debours peut s’effectuer pour plusieurs prestataires en même temps. Donc pas besoin de faire 36 contrats / factures différentes (sauf celles au nom du client final)
Au plaisir de vous aider !
Claire.